Новогодний корпоратив: план подготовки с сентября

Почему декабрь не работает

Все компании страны хотят провести корпоратив в две недели с 10 по 25 декабря, желательно в пятницу. Площадок на эти даты в разы меньше, чем желающих, и разбирают их с сентября.

К концу ноября остаётся то, что не взяли: понедельники, неудобная локация, залы не по размеру. Цены при этом выше на 20–40% — сезонная наценка.

Календарь подготовки

• Сентябрь: площадка и дата. Это единственное, что действительно критично
• Октябрь: бюджет утверждён, ведущий и кейтеринг забронированы
• Начало ноября: программа, развлечения, техника
• Конец ноября: рассадка, тайминг, брендирование материалов
• Первая неделя декабря: подтверждение всех подрядчиков

Будни дешевле выходных

Корпоратив во вторник или среду обходится заметно дешевле пятничного — и по площадке, и по подрядчикам. Сотрудники, как ни странно, часто относятся к этому лучше: не тратится личный выходной.

Что успеть, если сейчас уже декабрь

Реалистичный план: взять то, что осталось по площадке, и вложиться в программу. Гости запоминают вечер по тому, что происходило, а не по адресу.

Развлекательное оборудование — как раз то, что можно забронировать в последний момент: у нас оно своё, и если дата свободна, вопрос решается за день.

Форматы новогоднего корпоратива

• Классический банкет с ведущим — привычно, дорого, предсказуемо
• Фуршет с активностями — дешевле, живее, люди общаются больше
• Выездной формат за городом — сильнее по впечатлениям, сложнее по логистике
• Дневной формат для семей с детьми — отдельная история, которую в декабре тоже разбирают заранее

Чего сотрудники на самом деле хотят

По опросам, которые компании проводят перед корпоративом, три вещи повторяются: нормальная еда, возможность пообщаться с коллегами из других отделов и чтобы не заставляли участвовать.

Ни в одном списке не оказывается на первом месте программа с артистами — а именно на неё уходит больше всего денег. Стоит подумать, куда их перераспределить.

Дети на новогоднем корпоративе

Отдельный формат — детский день для семей сотрудников. Его проводят днём в выходные и обычно отдельно от вечернего корпоратива. Требования другие: короче, светлее, с подарками.

Здесь работают форматы, где ребёнок делает что-то руками и уносит результат. Подарок от компании в этом случае запоминается лучше, чем очередной набор конфет.

Бюджет и сроки согласования

В большинстве компаний бюджет на корпоратив утверждают в сентябре–октябре, а сама процедура занимает от двух недель до полутора месяцев. Если вы отвечаете за организацию, закладывайте на бумажную часть столько же, сколько на творческую.

• Сентябрь — сбор предложений и предварительные сметы
• Октябрь — утверждение бюджета и подписание с площадкой
• Ноябрь — договоры с подрядчиками, макеты, брендирование
• Декабрь — только контроль и подтверждения

Детская ёлка: отдельный формат

Отдельная история — детская ёлка для детей сотрудников. Многие компании проводят её вместо взрослого корпоратива или в дополнение к нему, и требования там другие.

• Время: только дневное, выходной день, 11:00–14:00. Вечером дети не работают.
• Длительность: два часа, максимум два с половиной. Дальше устают и родители, и дети.
• Возрастной разброс: обычно от трёх до двенадцати лет, и это главная сложность. Нужны как минимум две зоны — для младших и для тех, кому уже неинтересен Дед Мороз.
• Подарки: одинаковые, по списку, собранному заранее. Разные подарки на детском мероприятии — источник обид, которые запоминаются надолго.
• Родители: они тоже гости. Им нужны стулья, кофе и место, откуда видно ребёнка.

Что стоит учесть по бюджету: детская ёлка на 40 детей обходится в 150–300 тысяч рублей вместе с площадкой, программой, едой и подарками. Это заметно дешевле взрослого корпоратива на то же число участников, а лояльность сотрудников с детьми повышает сильнее.

И одна практическая деталь: список детей с возрастами надо собирать в октябре. В декабре половина родителей вспомнит о нём в последний момент, и подарков не хватит именно тем, кто отозвался позже всех.

Форматы новогоднего корпоратива: пять вариантов

Классический банкет с ведущим — не единственный вариант, и он не всегда лучший. Ниже пять форматов, которые московские компании используют чаще всего, с честными плюсами и минусами.

Банкет с программой. Ресторан или лофт, рассадка, ужин, ведущий, артисты, танцы. Понятен всем, подходит любому возрасту, легко согласуется с руководством. Минус — самый дорогой и самый предсказуемый.

Фуршет с интерактивными зонами. Без рассадки, люди ходят и общаются, по залу расставлены форматы, к которым подходят когда захотят. Дешевле банкета на 25–30%, лучше работает на смешивание отделов. Минус — не подходит компаниям, где привыкли к столу и тостам.

Дневной корпоратив. С трёх до восьми вечера. Все успевают домой, алкоголя меньше, атмосфера спокойнее. Резко дешевле по площадке. Минус — воспринимается частью коллектива как «не совсем праздник».

Выезд за город. База отдыха или отель, весь день, иногда с ночёвкой. Максимальный эффект для команды: люди проводят вместе много часов. Минус — трансфер, логистика и то, что часть сотрудников с семьями поехать не сможет.

Мероприятие в офисе. Тот же вечер, но без аренды: убираются столы, привозится еда и пара развлекательных зон. Самый дешёвый вариант, который при этом остаётся полноценным праздником. Минус — офис есть офис, и переключиться в нём труднее.

Как выбирать: если в компании больше половины сотрудников моложе тридцати пяти, фуршетный формат почти всегда выигрывает у банкетного. Если коллектив возрастной или иерархичный — наоборот. Если бюджет урезали вдвое, дневной формат в офисе сохраняет праздник, а урезанный вдвое банкет его убивает.

Почему декабрь дорожает: как устроен рынок

Понимание механики помогает не спорить с ценой, а обходить её. Декабрьская наценка в event-нише не выдумана подрядчиками — она следствие того, что предложение физически ограничено.

Площадок, вмещающих сто и больше человек, в Москве конечное число. Пятниц в декабре четыре, суббот — четыре. Всё, что не помещается в эти восемь дат, переезжает на будни или на другие недели. При этом спрос в декабре превышает среднегодовой в разы: компании, которые не проводят мероприятий весь год, в декабре проводят.

Дальше цепочка простая. Площадки поднимают цены, потому что могут выбирать. Кейтеринг работает на пределе и берёт наценку за срочность. Водители, техники и монтажники в декабре нарасхват, их ставка растёт. Подрядчики, у которых техника занята каждый день, перестают давать скидки — им незачем.

Отсюда три практических вывода.

• Единственный по-настоящему действенный рычаг экономии — дата. Не торг, не пакет, не количество зон, а именно день.
• Разница между 20 декабря и 12 декабря по всей смете доходит до 30%.
• Разница между декабрём и второй половиной января — до полутора раз при полностью идентичном наполнении.

Многие компании давно перешли на январские корпоративы именно поэтому: дешевле, свободнее по датам, и сотрудники приходят отдохнувшими, а не выжатыми предновогодним авралом.

Календарь подготовки по месяцам

Расписание, по которому крупный новогодний корпоратив собирается без нервов.

• Август — сентябрь. Согласовать бюджет и утвердить дату. Это самый важный шаг: всё остальное подстраивается.
• Сентябрь. Забронировать площадку. В сентябре ещё есть выбор, в октябре остаются пятницы в неудобных местах, в ноябре — только будни.
• Октябрь. Кейтеринг, ведущий, артисты. Хорошие ведущие расписывают декабрь к началу осени.
• Начало ноября. Программа, развлекательные зоны, техника, оформление. Здесь же — макеты брендирования.
• Середина ноября. Объявить сотрудникам дату. Позже — часть людей уже распланирует декабрь.
• Начало декабря. Финальные согласования: тайминг, схема зала, списки, логистика, пропуска.
• За неделю. Подтверждение явки и финальная цифра для кейтеринга.

Что можно сдвинуть, если сроки уже пропущены: всё, кроме площадки и кейтеринга. Развлечения, оформление и техника в отдельных случаях бронируются и за две недели — вопрос будет только в том, что свободного останется.

Если декабрь уже наступил

Ситуация, в которой оказывается едва ли не половина компаний: бюджет утвердили в конце ноября, а мероприятие нужно до праздников. Это решаемо, но требует отказа от нескольких привычных вещей.

• Забудьте про пятницу и субботу. Вторник, среда и четверг — единственное, где есть выбор, и они же дешевле.
• Смотрите на дневной формат. Корпоратив с 15:00 до 20:00 бронируется гораздо легче вечернего и часто нравится сотрудникам больше — все успевают домой.
• Рассмотрите площадку без собственной кухни. Лофт с привозным кейтерингом освобождается быстрее ресторана.
• Сократите список подрядчиков. Один универсальный исполнитель вместо трёх — меньше согласований и выше шанс, что все свободны в одну дату.
• Перенесите на январь. Вторая-третья неделя января — лучшее соотношение цены и качества за весь год, и «новогодний корпоратив» после праздников давно никого не удивляет.

Чего делать точно не стоит — соглашаться на первое, что предложили, только потому что горит. Даже в декабре свободные варианты находятся за два-три дня обзвона, и они обычно лучше того, что вам предложат в первый час.

Что сотрудники ценят на самом деле

Опросы после корпоративов из года в год дают примерно одинаковую картину, и она расходится с тем, во что компании вкладывают больше всего денег.

• Первое место почти всегда занимает еда. Не концепция, не артисты, а нормально накормили или нет.
• Второе — возможность спокойно поговорить с коллегами. Именно поэтому громкая музыка весь вечер и плотная программа без пауз работают против мероприятия.
• Третье — то, что осталось: фотографии, сувениры, кадры в чате на следующий день.
• Артисты и приглашённые звёзды в этом списке стоят ниже, чем предполагает их доля в бюджете. Их запоминают, но на общее ощущение от вечера они влияют слабо.
• Ниже всего оценивают длинную официальную часть и обязательные активности, из которых нельзя выйти.

Вывод, который из этого следует: если бюджет ограничен, сокращать надо артистов и оформление, а не еду и не то, что гости уносят с собой.

Частые вопросы про новогодний корпоратив

Когда лучше проводить? Оптимально — первая половина декабря, будний вечер. Самое дорогое время — с 15 по 25 декабря. Самое выгодное — вторая половина января.

Сколько закладывать на человека? 5 000–7 000 ₽ — скромный формат, 8 000–12 000 ₽ — комфортный, от 15 000 ₽ — дорогой. В декабре к этим цифрам добавляется 20–30%.

Брать площадку с кухней или лофт с кейтерингом? До 60 человек ресторан обычно выгоднее. От 80 и выше лофт даёт больше свободы и часто дешевле в пересчёте на гостя.

Нужны ли артисты? Не обязательно. На большинстве корпоративов их роль хорошо закрывают интерактивные форматы, в которых участвуют сами сотрудники, — и стоят они в разы меньше.

Что делать с теми, кто не пьёт и не танцует? Это обычно треть коллектива, и им нужна альтернатива: тихая зона, настольные форматы, что-то, чем можно заняться руками. Без этого они уезжают после ужина.

Как получить фотографии для внутренних коммуникаций? Заложить это в задачу заранее: брендированные форматы съёмки, договорённость об архиве и один человек, ответственный за то, чтобы материал не потерялся после праздников.

Одна цифра, которую стоит запомнить

Если из всей подготовки запоминать что-то одно, пусть это будет соотношение цены и даты. Один и тот же корпоратив — та же площадка, то же меню, те же подрядчики — стоит примерно в полтора раза дешевле во второй половине января, чем в третью неделю декабря.

На бюджете в два миллиона это семьсот тысяч рублей разницы, полученных без единого компромисса по качеству. Ни один торг, ни одна замена подрядчика и ни одно сокращение программы такой экономии не дают.

Именно поэтому разговор о новогоднем корпоративе стоит начинать не с концепции и не со сметы, а с одного вопроса руководству: обязательно ли это должно быть до 31 декабря.

Что заказать в сентябре, даже если бюджет ещё не утверждён

Типичная ситуация: дата понятна, а деньги согласуют только в ноябре. Полностью бездействовать в этом случае нельзя — половина хороших вариантов уйдёт.

Работающий компромисс — бронь с минимальным депозитом. Большинство площадок держат дату за 10–20% предоплаты, и эта сумма обычно вписывается в текущие административные расходы без отдельного согласования. Подрядчики программы часто резервируют дату вообще без денег, если вы обращаетесь заранее и честно объясняете ситуацию.

Что стоит сделать в сентябре при неутверждённом бюджете: зафиксировать дату, получить два-три коммерческих предложения по площадкам и одно по программе. К моменту утверждения бюджета у вас на руках будут цифры, и мероприятие не придётся собирать за три недели из того, что осталось.

Чек-лист за неделю до

Финальная неделя — момент, когда всплывает то, о чём не подумали в сентябре. Короткий список проверок.

• Финальное число гостей передано кейтерингу. Обычно это делается за 3–5 дней, дальше цифра фиксируется и оплачивается.
• Тайминг разослан всем подрядчикам, и все подтвердили время приезда.
• Схема зала согласована с площадкой: где сцена, где бар, где развлекательные зоны, где гардероб.
• Макеты брендирования утверждены и отправлены в работу. Это то, что чаще всего забывают до последнего дня.
• Пропуска и парковочные места для подрядчиков заказаны, если площадка в центре.
• Назначен человек, который встречает подрядчиков и открывает площадку.
• Известно, кто и во сколько закрывает вечер и вывозит подарки, цветы и оборудование компании.
• У всех участников официальной части есть текст и знание, во сколько они выходят.

Восемь пунктов, час работы. Именно они отделяют мероприятие, которое идёт само, от мероприятия, которое весь вечер держится на нервах одного человека.

Итог

Новогодний корпоратив — единственное событие, где ранняя подготовка экономит не проценты, а разы. Площадка, забронированная в сентябре, обойдётся дешевле той же площадки в ноябре — и это будет площадка, которую вы выбрали, а не та, что осталась.